HÓA ĐƠN (INVOICE) LÀ GÌ?

HÓA ĐƠN (INVOICE) LÀ GÌ?

INVOICE là gì?

Tên đầy đủ gọi là Commericial Invoice (Viết tắt là CI) là hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong khai báo hải quan, là căn cứ để tính trị giá hàng hóa.

Trong một hóa đơn thương mại nội dung cơ bản sẽ gồm những phần sau:

• Số và ngày lập hóa đơn
• Tên địa chỉ người mua người bán
• Thông tin mô tả hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, tổng tiền, đồng tiền thanh toán…
• Điều kiện giao hàng (incoterms)
• Điều kiện thanh toán (T/T, L/C, nhờ thu D/A, D/P)
• Cảng xếp dỡ hàng hóa, tên tàu, số chuyến

Mục đích của hóa đơn thương mại

Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Khi làm Invoice theo yêu cầu phương thức thanh toán L/C

Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600. Tôi xin được trích nội dung trong đề tài có tên Luận văn về hóa đơn thương mại của Trường ĐH Mở Tp.HCM:

• Người lập hóa đơn phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín d
• L/C.
• Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
• Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
• Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
• Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

Nếu hàng hóa của bạn không thanh toán bằng L/C, thì tất nhiên không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu trên.

Tuy vậy, những yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong quá trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngoài yêu cầu sửa đổi (nếu xuất hàng), hoặc yêu cầu người bán nước ngoài bổ sung chỉnh sửa nội dung cho đầy đủ, hợp lệ (với hàng nhập khẩu vào Việt Nam).

Nội dung Hóa đơn thương mại chuẩn chỉnh cũng giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng, tránh phải bổ sung chỉnh sửa chứng từ.

Hóa Đơn Thương Mại

Một số lỗi phổ biến cần tránh:

Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, tôi thấy nhiều công ty làm Invoice hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:

• Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).
• Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.
• Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
• Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v...

Chốt lại, Invoice là một chứng từ để người mua nhìn vào thanh toán, hải quan nhìn vào xét trị giá.

Xem thêm bài viết:
Thủ tục hải quan xuất khẩu hàng thường
Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng thường
Ý nghĩa của từng loại chứng từ
Xuất nhập khẩu những bước đi đầu