TRONG CÔNG TY FORWARDER CÓ NHỮNG BỘ PHẬN NÀO

TRONG CÔNG TY FORWARDER CÓ NHỮNG BỘ PHẬN NÀO

Sơ đồ làm việc trong công ty Forwarder

Đầu tiên mình xin tóm gọn quy trình làm việc của công ty Forwarder như sau:

1. Sales sẽ tìm khách, sẽ lên bảng báo giá, tất nhiên muốn có giá phải hỏi và bộ phận hỗ trợ sẽ check giá giúp sales.
2. Sau khi có giá bộ phận hỗ trợ sẽ báo lại với sales để báo khách, trường hợp đồng ý sẽ đặt booking, điều xe đóng cont… hỗ trợ sales.
3. Nếu khách đồng ý thì sales sẽ tiến hành làm hàng, sales sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp tất cả thông tin cần thiết, gửi cho bộ phận chứng từ làm những giấy tờ cần thiết để khai với hải quan.
4. Bộ phận chứng từ sẽ chuyển toàn bộ chứng từ cho bộ phận giao nhận mang đi đến khai hải quan, xin C/O, xin giấy phép chuyên ngành…
5. Giao nhận sẽ ứng tiền từ kế toán để làm hàng.
6. Kế toán sẽ chi tiền và ghi lại.
7. Sau khi giao nhận làm xong lô hàng và cập nhật tất cả các phí phát sinh, chi hộ, chi ngoài… sẽ tổng hợp với sales
8. Chuyển bảng báo giá cho kế toán và các chi phí làm hàng để kế toán sẽ chốt profit là bao nhiêu.

Còn giám đốc mình không nói tới nha hehe, ổng quản lý toàn bộ quy trình này. Giá cả mọi thứ đểu phải được sự đồng ý của ổng thì muốn làm gì làm, không thì dẹp và đa số các công ty thì chủ yếu khách hàng đến từ ông giám đốc. vậy mới nuôi được công ty.

Tất nhiên mỗi công ty sẽ có những quy trình làm việc khác nhau, tại đây mình chỉ chia sẽ đừng đặt nặng quá vấn đề nha.

1. Sales Forwarder

Đặc điểm: Khó nhất và áp lực, nhiều khi không biết làm gì, mà RÃNH.

• Forwarder chào bán cước (freight) và dịch vụ all in (trucking nội địa, hun trùng, kiểm dịch, vệ sinh, thông quan, chứng nhận, giấy phép, dịch vụ chuyên ngành…)
• Cần nắm rõ quy trình thủ tục nhập khẩu xuất khẩu các mặt hàng để tư vấn cho khách hàng.
• Chủ động tìm kiếm khách hàng qua các kênh, đi gặp gỡ, chăm sóc khách hàng (café, gặp tại công ty, giới thiệu…)
• Khi có hàng thì phối hợp các bộ phận để handle hàng trôi chảy, xử lý các trouble nếu có, update cho các chủ hàng/consignee.

Tùy công ty mạnh hàng xuất hay nhập, air hay sea, hay có làm agent cho lines nào đó hay không mà sales logs có cách tiếp cận và lọc thông tin khách hàng tiềm năng nhất nhé, thể hiện được điểm mạnh nhất của bên mình.

Sales Logistics là vị trí chịu áp lực khá lớn, tuyển nhiều nhưng cũng khắc nghiệt và đào thải nhanh, sau 3 tháng nếu không có khách hàng sẽ rất chán nản và có thể bị cho “out”

Đãi ngộ: mới ra trường thường lương cứng dao động 4-7 triệu + % benefit của lô hàng (dao động 15-40% benefit của lô hàng sau khi trừ chi phí). Nếu có kinh nghiệm và kỹ năng tốt, làm cho Lines hoặc công ty Global có thể được nhận lương 700-1200usd cứng.

Xét tổng thể thu nhập, có những bạn sales logistics lương 7-8tr/tháng, nhưng có những bạn thu hàng 30-50triệu/tháng hoặc cá biệt có những super sales thu nhập hàng trăm triệu/tháng.

2. Chứng từ (Documentation – Docs)

Đặc điểm: Việc đều đều, cảm giác làm được việc, mà BẬN làm sáng tới chiều

• Nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu cho các lô hàng từ sales chuyển sang (nếu công ty Xuất nhập khẩu không tự làm mà thuê forwarder làm
• Phải handle làm chứng từ xuất-nhập giúp khách nếu khách thuê forwarder làm như: Invoice, Packing list, C/O, Fumi, Phyto, Certificate khác, giấy phép, kiểm tra chất lượng hay chuyên ngành…để song song cùng Ops hoàn thiện nhanh nhất
• Truyền tờ khai hải quan xuất-nhập khẩu cho các lô hàng, sau đó bàn giao cho nhân viên hiện trường Ops đi thông quan tại chi cục
• Làm Bill, AWB các lô hàng, hỗ trợ khai VGM, lên Debit Note từ hệ thống để gửi Sales, sau đó sales gửi khách hàng
• Nhận/làm pre-alert từ hoặc gửi Agent/Lines hàng nhập, khai E-manifest, làm NOA gửi khách hàng

Đãi ngộ: lương cứng dao động từ 5-10 triệu/tháng tùy kinh nghiệm và năng lực, không có % doanh thu, tăng lương theo lộ trình, sẽ được thưởng nếu làm tốt và hỗ trợ tốt. Nhiều công ty Docs được thưởng rất tốt nếu hỗ trợ làm hàng nhiều và làm tốt.

3. Hỗ trợ (Customer Support – Cus):

Đặc điểm: Việc đều đều, cảm giác làm được việc, mà BẬN làm sáng tới chiều

một số công ty logistics quy mô nhỏ thì Docs và Cus làm chung công việc của nhau, gọi chung là bộ phận Docs. Ở các công ty lớn, phân bộ phận chuyên biệt mới phân ra Cus riêng.

• Liên hệ đại lý lines/agent nước ngoài để xin giá cước tốt nhất, xin Dem/Det, check space và lấy booking từ lines để gửi sales hoặc gửi cho direct shipper/consignee
• Sắp xếp phối hợp cùng điều vận để lên kế hoạch điều xe, đóng cont (trucking). Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi. Update status (tracking, tracing) của các lô hàng xuất/nhập khẩu trên hệ thống để báo khách
• Hỗ trợ sales/docs làm chứng từ các lô hàng xuất-nhập, check ETA…
• Hỗ trợ các bộ phận khác, hoặc làm theo yêu cầu (vị trí đúng nghĩa chuyên hỗ trợ)

Đãi ngộ: dao động từ 5-10 triệu/tháng, không có % doanh thu, tăng lương theo lộ trình, thưởng theo mức độ hoàn thành công việc và hỗ trợ sales hiệu quả.

4. Nhân viên Hiện trường/Giao nhận (Operations – Ops)

Đặc điểm: Cực nhất vì đi ngoài đường trưa nắng, Việc đều đều, Ai đưa gì làm đó, lúc thì rãnh lúc thì làm sấp mặt tới 9-10h khuya.

Vị trí này yêu cầu đi lại thường xuyên, vất vả nhất, làm nhiều quen dần, yêu cầu đầu vào không cao như các vị trí khác:

• Nhận bộ chứng từ xuất-nhập từ sales/docs và hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, ICD, cảng (cửa khẩu), sân bay, hải quan chuyển phát nhanh
• Nhận hồ sơ và yêu cầu từ sales/docs đi làm các chứng từ như C/O, Fumigation, Phytosanitary, bảo hiểm, C/Q, giấy phép, chứng nhận…hay phải đi kiểm hóa, hỗ trợ đi phân tích phân loại và làm các thủ tục quản lý chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, công bố…)
• Trực tiếp khai truyền hải quan ECUS/VNACCS hoặc hỗ trợ docs khai khi cần thiết

Đãi ngộ: có lương cứng dao động 4-10 triệu/tháng tùy năng lực + tiền làm hàng theo từng lô (theo chính sách từng công ty) + tiền làm thêm chủ hàng hỗ trợ hoặc các cơ quan discount cho. Tùy sự khôn ngoan, lương total có thể từ 7-20tr/tháng hoặc hơn rất nhiều nếu nhận thêm làm hàng ngoài, hàng khó và hàng cá nhân

Nhìn chung, vị trí giao nhận phù hợp với các bạn nam hơn, với cường độ đi lại rất nhiều. Tuy nhiên rất nhiều Ops nữ làm rất tốt. Không có quy chuẩn nào là nam hay nữ làm tốt hơn.

5. Nhân viên Kế Toán Logistics

Đặc Điểm: khỏi nói kế toán xưa nay vẫn vậy, việc đều đều, kỹ là được.

• Kiểm tra chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa đối chiếu giữa chứng từ và phiếu trên phần mềm.
• Hạch toán kế toán các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất, nhập vật tư, hàng hóa được phân công.
• Đối chiếu số liệu, tổng kết các kho theo đúng qui định.
• Khớp số tồn kho giữa thực tế và sổ sách.
• Kiểm tra theo dõi sổ chi tiết TK: 152, 155, 156…
• Chịu trách nhiệm lưu toàn bộ chứng từ Nhập, Xuất đầy đủ, khoa học
• Hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết.
• Làm các công việc phát sinh khác khi có yêu cầu của Giám đốc và Trưởng phòng

Vậy là hết rồi. Mong các bạn sẽ hiểu thêm làm Xuất Nhập Khẩu là làm gì nhé hehe.

Vào Group FB và Fanpage của mình để cập nhật những thủ tục nhập khẩu mặt hàng mới với mình nhé:

Group FB: https://www.facebook.com/groups/2564132017210533/

Fanpage FB: https://www.facebook.com/LogeasyFastAndReliable/

Xem thêm:
Xuất Nhập Khẩu Những Bước Đi Đầu
Ý Nghĩa Của Từng Loại Chứng Từ
Thủ Tục Hải Quan Nhập Khẩu Hàng Thường

Mọi chi tiết thì liên hệ cho mình.

Điện thoại: 0947 632 371 (Mr.Trai)

Mail: nguyenngoctrai3333@gmail.com  

Địa chỉ: 261-263 Phan xích Long, Phường 2, Quận Phú Nhuận, TPHCM
Trân Trọng